Lorsqu’un groupe se développe, certaines fonctions sont centralisées au niveau de la société mère : direction, comptabilité, ressources humaines, informatique ou achats.

Cette organisation simplifie le fonctionnement du groupe, mais elle oblige aussi à clarifier la répartition des coûts entre les différentes sociétés. C’est dans ce cadre que les management fees interviennent.

Chez Ozeon, nous accompagnons les dirigeants dans la structuration de leur gestion de groupe, afin que les prestations facturées correspondent au fonctionnement réel de leur organisation.

Résumé

Pour justifier des management fees, trois points doivent être clairement établis : la réalité des services rendus, l’intérêt de ces prestations pour chaque filiale et la cohérence du mode de calcul.

La convention doit donc décrire les missions prévues, mais aussi s’appuyer sur des justificatifs concrets et une méthode de répartition régulièrement actualisée. C’est cette cohérence entre les documents, les factures et le travail réellement effectué qui permet de justifier les sommes facturées entre les sociétés du groupe.

Que recouvrent les management fees ?

Les management fees correspondent aux prestations réalisées par une société mère pour les autres sociétés du groupe.

Il peut s’agir d’une assistance en ressources humaines, d’un accompagnement comptable, d’un suivi juridique, d’une direction financière commune ou de la négociation de contrats pour plusieurs filiales.

Plutôt que de recruter les mêmes compétences dans chaque société, le groupe les mutualise au sein de la holding, puis répartit leur coût entre les entreprises qui en bénéficient.

Un exemple concret

Une holding emploie une responsable RH qui prépare les contrats de travail, accompagne les recrutements et conseille les managers de trois filiales.

Ces prestations profitent directement aux sociétés concernées. Une partie de leur coût peut donc leur être refacturée.
À l’inverse, les dépenses liées au rôle d’actionnaire ou au fonctionnement propre de la holding ne relèvent pas des management fees.

Pour mieux comprendre l’organisation d’un groupe, consultez également notre article consacré à la holding multi-activités.

Peut-on tout refacturer aux filiales ?

Non. Une société mère peut uniquement refacturer les prestations qui présentent un intérêt réel pour les sociétés bénéficiaires.

Une assistance comptable, un accompagnement RH ou la négociation d’un contrat d’assurance commun peuvent être répartis entre plusieurs filiales.

À l’inverse, les frais liés à la gestion des associés, à l’organisation des assemblées de la holding ou à sa propre gouvernance restent généralement à sa charge.

Vérifier l’absence de double emploi

La prestation ne doit pas non plus faire double emploi avec une fonction déjà présente dans la filiale.

Par exemple, il serait difficile de justifier la refacturation d’une prestation comptable complète si la société dispose déjà d’une équipe interne qui réalise les mêmes missions.

Cette distinction dépend aussi du rôle joué par la holding. Notre article Holding passive ou active : quelles différences concrètes ? vous apporte des précisions.

Comment déterminer le montant des management fees ?

Il n’existe pas de pourcentage universel applicable à tous les groupes.

Certaines conventions prévoient une facturation égale à 3 % ou 5 % du chiffre d’affaires de chaque filiale. Ce calcul reste difficile à défendre s’il ne correspond pas aux services réellement rendus.

Partir des coûts réels

La méthode la plus courante consiste à identifier les coûts supportés par la société mère : salaires, charges sociales, logiciels, prestations externes ou frais liés aux missions réalisées.

Il faut ensuite déterminer comment répartir ces coûts entre les filiales en fonction des services qu’elles utilisent réellement.

Par exemple, le temps passé peut être retenu pour une mission administrative. Le nombre de salariés peut être pertinent pour des prestations RH. Pour certains services financiers, le volume d’activité ou le nombre d’opérations peut également constituer un critère adapté.

L’essentiel est de pouvoir expliquer pourquoi cette méthode reflète le fonctionnement réel du groupe et de la faire évoluer lorsque son organisation change.

Quels justificatifs faut-il conserver ?

La convention de prestations constitue une base utile, mais elle ne suffit pas à démontrer la réalité des services.

Il faut également conserver des éléments concrets : comptes rendus de réunions, échanges de courriels, reportings, documents produits, relevés de temps ou détail du calcul des factures.

Trois questions à pouvoir traiter

La documentation doit permettre de répondre simplement aux questions suivantes :

Quels services ont été réalisés ? Quelles sociétés en ont bénéficié ? Comment le montant facturé a-t-il été calculé ?

Cette démarche rejoint les règles générales rappelées par l’administration fiscale sur la justification et la déduction des charges. Pour plus de détails, vous pouvez consulter la documentation officielle du BOFiP.

Les erreurs les plus fréquentes

Les difficultés apparaissent souvent lorsque l’organisation du groupe évolue, mais que les conventions et les calculs restent inchangés.

Une nouvelle filiale peut rejoindre le groupe. Certaines fonctions peuvent être internalisées. De nouvelles missions peuvent aussi être confiées à la société mère. Dans ce cas, la méthode de répartition doit être revue.

Autre erreur fréquente : appliquer chaque année le même pourcentage sans vérifier s’il correspond encore aux services rendus.

Enfin, une convention signée lors de la création de la holding ne doit pas rester figée. Elle doit évoluer avec la réalité du groupe.

Les management fees comme outil de pilotage

Les management fees ne servent pas seulement à répartir des dépenses.

Ils permettent de mesurer le coût des fonctions support, de clarifier le rôle de la société mère et de mieux comprendre les relations entre les différentes sociétés.

Lorsqu’ils reposent sur des règles cohérentes, ils permettent aussi de mieux justifier les facturations entre les sociétés, puisque chacune supporte le coût des services dont elle bénéficie.

Cette réflexion peut être complétée par une organisation adaptée de la trésorerie. Retrouvez ici les principaux enjeux : cash pooling et la gestion de la trésorerie par la société mère

Conclusion

Mettre en place des management fees ne consiste pas simplement à établir une facture entre plusieurs sociétés.

Il faut d’abord identifier les prestations réalisées, les filiales qui en bénéficient et les coûts engagés. Une méthode compréhensible, appliquée régulièrement et accompagnée de justificatifs sera toujours plus solide qu’un pourcentage fixé sans explication.

Chez Ozeon, nous accompagnons les dirigeants dans la structuration de leur gestion de groupe afin de mettre en place une organisation lisible et cohérente avec leur fonctionnement réel.

Questions fréquentes sur les management fees

Une holding peut-elle refacturer toutes ses dépenses aux filiales ?

Non. Elle peut uniquement refacturer les prestations qui profitent réellement aux filiales.

Les frais liés au rôle d’actionnaire ou au fonctionnement propre de la holding restent généralement à sa charge. La question à se poser est simple : la filiale aurait-elle dû acheter ou réaliser ce service si la holding ne l’avait pas pris en charge ?

Comment calculer le montant des management fees ?

Il est préférable de partir des coûts réellement supportés par la société mère, puis de déterminer la part qui revient à chaque filiale en fonction des services dont elle bénéficie.

Par exemple, une filiale qui sollicite davantage l’équipe RH pourra prendre en charge une part plus importante des coûts liés à cette fonction. Pour d’autres prestations, le temps passé ou le volume d’activité pourront être des critères plus pertinents.

L’important est de pouvoir expliquer simplement comment les montants ont été calculés.

Une convention de management fees suffit-elle en cas de contrôle ?

Non. La convention décrit les prestations prévues et la méthode de calcul, mais elle ne prouve pas que les services ont réellement été réalisés.

Il faut conserver des justificatifs concrets, comme des courriels, des comptes rendus, des reportings, des documents produits ou le détail du calcul des montants facturés.